Daten sichern: Fotos und Dokumente schützen

Stellen Sie sich einen Moment vor, Ihr Computer geht eines Morgens einfach nicht mehr an. Oder das Handy fällt ins Wasser. Für die meisten Menschen ist der Schreck nicht das Gerät selbst, denn ein neues ist zu kaufen. Der eigentliche Verlust sind die Fotos der Enkel, die Briefe an die Behörden und all die Dokumente, die über Jahre zusammengekommen sind. Die gute Nachricht: Mit einer sogenannten Sicherung, im Englischen „Backup“ genannt, lässt sich dieser Verlust ganz einfach verhindern. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen in Ruhe, wie Sie eine zweite Kopie Ihrer wichtigen Dateien anlegen. Sie brauchen dafür kein technisches Wissen, nur ein wenig Zeit und einmalig einen kleinen Handgriff.

Warum eine Sicherung so wichtig ist

Auf Ihrem Computer und Ihrem Handy liegen viele Dinge nur ein einziges Mal. Solange nur diese eine Kopie existiert, hängt alles an einem seidenen Faden. Und dieser Faden kann auf mehrere Arten reißen. Erstens kann Technik einfach kaputtgehen. Eine Festplatte ist ein empfindliches Bauteil, und gerade ältere Geräte geben irgendwann den Geist auf, oft ohne Vorwarnung. Zweitens gehen Geräte verloren oder werden gestohlen, das Handy in der Bahn, der Laptop im Urlaub. Drittens löscht man auch einmal versehentlich selbst etwas Wichtiges.

Der Grundgedanke einer Sicherung ist so einfach wie wirksam: Sie legen eine zweite Kopie Ihrer Dateien an einem anderen Ort ab. Geht das eine Gerät verloren, sind Ihre Erinnerungen und Unterlagen trotzdem sicher. Man kann sich das wie einen Zweitschlüssel vorstellen, den man bei einem Nachbarn hinterlegt. Solange er dort liegt, sperrt Sie ein verlorener Hausschlüssel nicht aus.

Was Sie überhaupt sichern sollten

Sie müssen nicht alles sichern. Programme und das Windows-System selbst lassen sich jederzeit neu einrichten. Unersetzlich sind dagegen Ihre eigenen Inhalte. Denken Sie vor allem an drei Gruppen:

Ihre Fotos und Videos, die meist auf dem Handy und im Ordner „Bilder“ des Computers liegen.
Ihre Dokumente, also Briefe, Rechnungen, Tabellen und gescannte Unterlagen im Ordner „Dokumente“.
Ihre Kontakte, also die Telefonnummern und Adressen auf dem Handy.

Damit das Sichern leichtfällt, hilft es, wenn Sie ungefähr wissen, wo Ihre Dateien überhaupt liegen. Falls Sie da noch unsicher sind, schafft die Anleitung Dateien speichern und wiederfinden zuerst eine ruhige Ordnung. Dann ist das Sichern nur noch ein kleiner Schritt.

Der einfachste Weg: eine externe Festplatte

Für den Anfang brauchen Sie nur ein einziges Gerät: eine externe Festplatte oder einen großen USB-Stick. Das ist ein kleiner Speicher zum Anstecken, den es im Elektromarkt oder online ab etwa dreißig Euro gibt. Ein Modell mit 1 TB (Terabyte) Speicherplatz reicht für die Fotos und Dokumente eines ganzen Lebens bei Weitem aus.

So legen Sie Ihre erste Sicherung an. Gehen Sie ganz in Ruhe vor, Sie können dabei nichts kaputt machen.

Stecken Sie die Festplatte mit dem beiliegenden Kabel in einen freien USB-Anschluss am Computer. Das ist einer der kleinen rechteckigen Schlitze am Gehäuse.
Nach ein paar Sekunden meldet sich Windows und zeigt das neue Laufwerk an. Öffnen Sie den Datei-Explorer, das gelbe Ordnersymbol unten in der Taskleiste. Links in der Liste taucht die Festplatte auf, oft als „USB-Laufwerk“ oder mit einem Buchstaben wie „E:“.
Öffnen Sie in einem zweiten Schritt Ihren Ordner „Dokumente“. Klicken Sie eine Datei oder einen ganzen Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Kopieren“.
Klicken Sie nun auf die externe Festplatte, dann mit der rechten Maustaste in die freie Fläche und wählen Sie „Einfügen“. Windows legt jetzt eine Kopie an. Das Original bleibt unangetastet auf dem Computer.
Wiederholen Sie das für Ihren Ordner „Bilder“ und alles Weitere, das Ihnen wichtig ist.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie das Laufwerk unten rechts bei der Uhr auf das kleine USB-Symbol an und wählen „Auswerfen“, bevor Sie die Festplatte abziehen. So stellen Sie sicher, dass wirklich alles fertig geschrieben ist. Falls Ihnen das Hantieren mit den Fenstern noch schwerfällt, begleitet Sie die Anleitung Fenster und Programme bedienen Schritt für Schritt. Bewahren Sie die Festplatte danach an einem sicheren Ort auf, gern in einem anderen Zimmer, und stecken Sie sie nicht dauerhaft am Computer an.

Auch die Fotos vom Handy mitsichern

Die meisten Bilder entstehen heute auf dem Handy, deshalb gehören sie unbedingt in Ihre Sicherung. Am einfachsten übertragen Sie sie von Zeit zu Zeit auf den Computer und kopieren sie dann mit auf die externe Festplatte. Wie das Übertragen genau geht, führt Ihnen der Beitrag Fotos vom Handy auf den PC in Ruhe vor.

Zusätzlich sichern moderne Handys Ihre Fotos auf Wunsch von allein im Internet. Bei einem Android-Handy übernimmt das „Google Fotos“, bei einem iPhone die „iCloud“. Ist diese Einstellung aktiv, landet jedes neue Bild automatisch in einem geschützten Speicher, und selbst ein verlorenes Handy nimmt Ihre Erinnerungen dann nicht mit. Achten Sie nur darauf, dass diese Übertragung nur über WLAN geschieht, damit keine Kosten für Ihr mobiles Datenvolumen entstehen.

Automatisch sichern mit dem Windows-Dateiversionsverlauf

Das Schönste an einer Sicherung ist, wenn Sie gar nicht mehr daran denken müssen. Windows bringt dafür eine praktische Hilfe mit, den sogenannten Dateiversionsverlauf. Ist die externe Festplatte angesteckt, kopiert Windows Ihre Dateien in festen Abständen von allein dorthin.

So schalten Sie ihn ein: Öffnen Sie über das Startmenü die „Einstellungen“, das kleine Zahnrad. Tippen Sie oben in das Suchfeld das Wort „Sicherung“ und wählen Sie den Punkt „Sicherungseinstellungen“ oder „Dateiversionsverlauf“. Wählen Sie dort Ihre externe Festplatte als Ziel aus und schalten Sie die Sicherung ein. Von nun an erledigt der Computer die Arbeit im Hintergrund, sobald die Festplatte angeschlossen ist. Eine ausführliche Anleitung mit Bildern finden Sie im Windows-Hilfebereich von Microsoft. Praktisch nebenbei können Sie damit sogar eine ältere Fassung eines Dokuments zurückholen, falls Sie sich einmal verschrieben und gespeichert haben.

Sicherung in der Cloud: der Speicher im Internet

Neben der Festplatte zu Hause gibt es einen zweiten guten Ort für Ihre Kopien, die sogenannte Cloud. Das ist nichts Geheimnisvolles, sondern schlicht ein Speicherplatz auf gut gesicherten Rechnern im Internet, den Sie mieten oder in kleinem Umfang kostenlos nutzen. Bekannte Anbieter sind „OneDrive“ von Microsoft, das bei Windows oft schon dabei ist, und „Google Drive“.

Der große Vorteil: Ihre Daten liegen dann außer Haus. Selbst bei einem Wasserschaden oder Einbruch, bei dem auch die Festplatte betroffen wäre, bleiben sie erhalten. Der Zugang ist allein durch Ihr Passwort geschützt, deshalb sollten Sie hier ein besonders starkes wählen. Wie Sie ein sicheres Passwort anlegen, das Sie sich trotzdem merken können, steht in Sichere Passwörter erstellen. Am ruhigsten schlafen Sie mit beidem: einer Festplatte zu Hause und einer Kopie in der Cloud.

Wie oft, und ein Wort zu Erpressungstrojanern

Eine Sicherung ist kein einmaliges Projekt, sondern eine kleine, wiederkehrende Gewohnheit. Für die meisten Menschen genügt es, einmal im Monat die Fotos und Dokumente auf die Festplatte zu kopieren. Wer viel am Computer schreibt, macht es lieber wöchentlich. Der automatische Dateiversionsverlauf von oben nimmt Ihnen diese Erinnerung ab.

Ein Grund, warum die Festplatte nicht dauerhaft am Computer hängen sollte, sind sogenannte Erpressungstrojaner. Das sind Schadprogramme, die alle erreichbaren Dateien verschlüsseln und für die Freigabe Geld verlangen. Eine Festplatte, die nur beim Sichern angesteckt und danach wieder weggelegt wird, bleibt davon verschont. Halten Sie zusätzlich Ihr System aktuell, wie es der Beitrag Updates richtig machen beschreibt, dann sind Sie gut geschützt. Wer im Beruf oder einem kleinen Betrieb Verantwortung für Daten trägt und eine wirklich verlässliche Sicherung aufsetzen möchte, kann sich das Handwerkszeug in geführten IT-Trainings bei cmt.de in Ruhe zeigen lassen.

Fangen Sie ganz klein an. Sichern Sie heute nur Ihre Fotos auf einen USB-Stick, den Sie vielleicht schon in der Schublade haben. Allein damit haben Sie das Wichtigste bereits in Sicherheit gebracht. Verlässliche und kostenlose Tipps rund um die Datensicherung bietet außerdem das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Und wenn Sie bei einem Schritt unsicher sind, fragen Sie in Ruhe jemanden, dem Sie vertrauen. Genau dafür sind wir da.