E-Mail einrichten und schreiben

Stellen Sie sich eine E-Mail wie einen Brief vor, der in Sekunden ankommt. Sie brauchen keinen Umschlag und keine Briefmarke, nur eine eigene E-Mail-Adresse. In dieser Anleitung begleiten wir Sie von der ersten Anmeldung bis zu dem Moment, in dem Ihre erste Nachricht mit einem angehängten Foto beim Empfänger landet. Nehmen Sie sich ruhig Zeit und lesen Sie in Ihrem eigenen Tempo. Sie können jederzeit eine Pause machen und später weitermachen.

Was eine E-Mail-Adresse ist und wie sie aufgebaut ist

Eine E-Mail-Adresse ist Ihre persönliche Anschrift im Internet. Nur wer diese Adresse kennt, kann Ihnen schreiben. Jede Adresse besteht immer aus drei Teilen. Vorne steht Ihr Name, zum Beispiel maria.mueller. In der Mitte steht das Zeichen @, das man „at“ ausspricht und das so viel wie „bei“ bedeutet. Dahinter folgt der Anbieter, bei dem Ihr Postfach liegt, etwa gmx.de oder web.de.

Zusammengesetzt sieht das dann so aus: maria.mueller@gmx.de. Das @-Zeichen tippen Sie auf der Tastatur meistens mit der Taste Alt Gr (rechts neben der Leertaste) und gleichzeitig der Taste Q. Merken Sie sich vor allem eines: In einer E-Mail-Adresse gibt es niemals ein Leerzeichen, und die Buchstaben werden in der Regel klein geschrieben. Tippen Sie also am besten alles klein, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

E-Mail einrichten: Ein kostenloses Postfach anlegen

Um E-Mails zu empfangen und zu verschicken, brauchen Sie zuerst ein Postfach bei einem Anbieter. Das ist kostenlos. In Deutschland sind GMX und Web.de weit verbreitet, ebenso das Gmail-Postfach von Google. Wir richten das Postfach hier direkt im Internetprogramm ein, also in dem Fenster, mit dem Sie im Internet unterwegs sind. So brauchen Sie zunächst kein weiteres Programm auf Ihrem Computer oder Handy. Wir gehen den Weg einmal gemeinsam durch, bei anderen Anbietern ist er sehr ähnlich.

Öffnen Sie Ihr Internetprogramm und tippen Sie oben in die Adresszeile zum Beispiel gmx.net.
Suchen Sie die Schaltfläche „E-Mail erstellen“ oder „Kostenlos registrieren“ und klicken Sie darauf.
Denken Sie sich einen Wunschnamen aus. Ist er schon vergeben, schlägt Ihnen die Seite freie Alternativen vor.
Legen Sie ein sicheres Passwort fest und schreiben Sie es auf einen Zettel, den Sie gut aufbewahren.
Bestätigen Sie zum Schluss die Anmeldung. Fertig ist Ihr eigenes Postfach.

Das Passwort ist der Schlüssel zu Ihrem Postfach, deshalb sollte es lang genug und schwer zu erraten sein. Wie Sie ein gutes Passwort bilden und sich trotzdem merken, zeigen wir Ihnen in unserer Anleitung zu sicheren Passwörtern.

Die Felder An, Betreff und Nachricht verstehen

Wenn Sie eine neue E-Mail beginnen, sehen Sie immer die gleichen Felder. Diese drei sind die wichtigsten, und sie sind schnell erklärt.

An: Hier tragen Sie die vollständige E-Mail-Adresse der Person ein, die Ihre Nachricht bekommen soll. Zum Beispiel thomas.klein@web.de. Achten Sie darauf, dass kein Tippfehler passiert, sonst kommt die Post nicht an.
Betreff: Das ist die Überschrift Ihrer Nachricht, so wie die erste Zeile auf einer Postkarte. Ein kurzer, klarer Betreff wie „Fotos vom Geburtstag“ hilft dem Empfänger, gleich zu sehen, worum es geht.
Nachricht: Das große Feld darunter ist der eigentliche Text. Hier schreiben Sie, was Sie mitteilen möchten, ganz frei und in Ihren eigenen Worten.

Das Feld „An“ ist das einzige, das Sie unbedingt ausfüllen müssen. Ohne Empfängeradresse weiß der Computer nicht, wohin er die Nachricht schicken soll.

Ihre erste E-Mail schreiben und absenden

Jetzt wird es konkret. Wir schreiben gemeinsam eine kurze Nachricht an eine befreundete Person namens Thomas.

Klicken Sie in Ihrem Postfach auf die Schaltfläche „E-Mail schreiben“ oder „Neue Nachricht“. Es öffnet sich ein leeres Formular.
Klicken Sie in das Feld „An“ und tippen Sie die Adresse: thomas.klein@web.de.
Klicken Sie in das Feld „Betreff“ und schreiben Sie eine kurze Überschrift, etwa Herzlichen Gruß.
Klicken Sie in das große Textfeld und schreiben Sie Ihre Nachricht, zum Beispiel: „Lieber Thomas, ich habe heute meine erste E-Mail geschrieben. Ich hoffe, es geht Dir gut. Herzliche Grüße, Maria“.
Lesen Sie alles noch einmal in Ruhe durch. Stimmt die Adresse? Ist der Text vollständig?
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“. Ihre Nachricht ist nun unterwegs.

In der Regel dauert es nur wenige Sekunden, bis die E-Mail beim Empfänger ankommt. Eine Kopie davon finden Sie später im Ordner „Gesendet“, falls Sie noch einmal nachsehen möchten, was Sie geschrieben haben.

Ein Foto oder Dokument anhängen

Oft möchte man nicht nur Text verschicken, sondern auch ein Foto oder ein Dokument mitschicken. Das nennt man einen Anhang. Sie erkennen die passende Schaltfläche meist an einer kleinen Büroklammer.

Beginnen Sie wie gewohnt eine neue E-Mail und füllen Sie „An“, „Betreff“ und „Nachricht“ aus.
Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol oder auf „Anhang hinzufügen“.
Es öffnet sich ein Fenster mit Ihren Ordnern. Suchen Sie das gewünschte Foto, zum Beispiel im Ordner „Bilder“.
Klicken Sie das Foto einmal an und dann auf „Öffnen“. Der Name der Datei erscheint nun in Ihrer E-Mail.
Klicken Sie auf „Senden“. Das Foto reist zusammen mit Ihrer Nachricht mit.

Sehr große Fotos oder viele Dateien auf einmal können den Versand verlangsamen. Je nach Anbieter ist meist bei 20 bis 25 Megabyte Schluss. Wenn Sie unsicher sind, wo Ihre Fotos auf dem Computer liegen und wie Sie sie wiederfinden, hilft Ihnen unsere Anleitung zum Speichern und Wiederfinden von Dateien weiter.

Eine E-Mail beantworten und weiterleiten

Wenn Ihnen jemand schreibt, müssen Sie die Adresse nicht mühsam abtippen. Öffnen Sie die erhaltene Nachricht mit einem Klick und schauen Sie nach zwei nützlichen Schaltflächen.

Mit „Antworten“ öffnet sich sofort eine neue E-Mail, in der die Adresse des Absenders schon eingetragen ist. Sie schreiben nur noch Ihren Text und klicken auf „Senden“. Mit „Weiterleiten“ schicken Sie eine erhaltene Nachricht an eine dritte Person weiter, etwa wenn Sie eine schöne Grußmail von einem Familienmitglied auch der Nachbarin zeigen möchten. Dabei tragen Sie die neue Empfängeradresse selbst in das Feld „An“ ein.

Einen Anhang sicher öffnen

Anhänge sind praktisch, aber hier ist ein wenig Vorsicht angebracht. Über Anhänge verbreiten Betrüger manchmal Schadprogramme. Die gute Nachricht: Wenn Sie ein paar einfache Regeln beachten, sind Sie auf der sicheren Seite.

Öffnen Sie Anhänge nur, wenn Sie den Absender kennen und die Nachricht erwartet haben.
Seien Sie misstrauisch bei angeblichen Rechnungen oder Gewinnbenachrichtigungen von Firmen, mit denen Sie nichts zu tun haben.
Fordert eine E-Mail Sie auf, dringend einen Anhang zu öffnen oder ein Passwort einzugeben, ist das ein Warnzeichen.

Wie Sie betrügerische Nachrichten zuverlässig erkennen, lesen Sie in unserer Anleitung zu Phishing und Betrug. Auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gibt unter BSI für Bürger verständliche Hinweise, und die Verbraucherzentrale informiert über aktuelle Betrugsmaschen.

Ordnung im Postfach halten

Mit der Zeit sammeln sich viele Nachrichten an. Damit Sie den Überblick behalten, lohnt sich ein wenig Ordnung. Nachrichten, die Sie nicht mehr brauchen, verschieben Sie mit „Löschen“ in den Papierkorb. Werbung, die Sie nicht bestellt haben, landet oft von selbst im Ordner „Spam“ oder „Unerwünscht“. Wichtige E-Mails können Sie mit einem Fähnchen oder Sternchen markieren, damit Sie sie schnell wiederfinden.

Damit haben Sie alles beisammen, was für den Anfang zählt. Sie können ein Postfach anlegen, Nachrichten schreiben, beantworten und mit einem Anhang versenden. Übung macht den Rest. Wer im Beruf oder im Ehrenamt regelmäßig mit Outlook und den Office-Programmen arbeitet, kommt mit einer geführten Schulung oft schneller voran als beim Ausprobieren allein; praxisnahe Outlook- und Office-Seminare bei cmt.de sind dafür eine gute Anlaufstelle. Wenn Sie als Nächstes gezielt nach Informationen im Internet suchen möchten, führt Sie unsere Anleitung zum richtigen Suchen im Internet Schritt für Schritt weiter.